Changer de CRM est une opération qui fait souvent peur.
Entre la peur des habitudes bien ancrées et la peur des pertes de données, il n’est pas évident d’aborder ce chantier en toute sérénité.
Il donc essentiel, afin de faire de cette opération un succès, de mettre en place un cahier des charges de migration, qui sera la garant de la réussite de votre changement de logiciel CRM.
L’export des données
La première étape de travail est de tester l’export de vos données actuelles, depuis votre CRM actuel.
Cela peut paraitre idiot et pourtant certains logiciels CRM ne permettent pas d’exporter les données.
Si c’est le cas, il faut vous tourner vers votre prestataire actuel et si c’est malheureusement nécessaire, hausser le ton via un conseil juridique en rappelant à votre prestataire que vous êtres propriétaire du patrimoine intellectuel que constituent les données saisies dans le logiciel.
Si vous avez la possibilité de réaliser un export, réalisez deux exports distincts : un export des contacts et un de votre historique (rendez-vous, tâche, etc.).
Si des documents sont présents, exportez-les également.
Vérifier ensuite la qualité de cet export : est-ce que tout est bien présent ?
Posez ensuite par écrit les processus d’export afin d’être en mesure de réaliser un export « frais » le jour J de la migration.
L’import des données
L’export étant réalisé, comment importer ces données dans votre nouveau logiciel CRM ?
Deux possibilités existent : soit vous faites l’import vous-même, soit vous faites réaliser cet import par l’éditeur du nouveau logiciel ou par un intégrateur agréé. Ce chantier étant payant, il faudra le budgétiser.
Les processus métier
Il vous faut maintenant lister les processus métier qui sont actuellement gérer dans votre CRM actuel et voir comment ils sont traité.
C’est l’occasion de réaliser une autocritique de vos processus métier et de les redéfinir, en une version améliorée.
Ensuite, il est conseillé de prendre par exemple votre nouveau CRM avec un pack de 5 licences, pour prendre le temps de porter ces processus « modernisés » dans votre nouveau CRM et de réaliser des manuels d’utilisation par processus métier.
Ainsi, vos utilisateurs auront des manuels personnalisés leur expliquant pas à pas comment réaliser leur travail quotidien dans leur nouveau logiciel CRM.
La synchronisation des outils
Synchronisation avec votre messagerie email, synchronisation avec les calendriers des téléphones et tablettes, synchronisation avec votre téléphonie : comment réaliser cela avec votre nouveau CRM ?
Là aussi, il est impératif de lister les outils que vous désirez synchroniser, d’en étudier les possibilités et de réaliser si nécessaire de mini-manuels explicatifs afin d’assurer le succès de cette migration.
Bien informer vos utilisateurs
Vos utilisateurs ayant reçu les manuels, il est important de bien les informer de l’évolution du chantier.
Envoyez leur des emails du style : « Rappel dans 10 jours, changement de logiciel CRM : révisez bien les nouveaux manuels ».
N’hésitez pas à trop insister afin qu’au jour J vous n’entendiez pas cette phrase : « Mais c’est quoi ce logiciel, on ne m’a rien dit moi ! ».
Conclusion
Au travers de ces quelques étapes simples, votre migration sera un succès.
L’ordre et la méthode permettent de balayer les peurs et les accidents de parcours.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès de votre changement de logiciel CRM.
